Rechtssichere E-Mail Archivierung nach DSGVO

Rechtssichere E-Mail Archivierung nach DSGVO

Bereits vor gut 3 Jahren ist die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in der EU in Kraft getreten. Zudem gibt es die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datengriff), die seit Ende 2019 veröffentlicht und zwischenzeitlich aktualisiert wurden.


Diese und weitere nationale Vorschriften zu verstehen, umzusetzen und effektiv einzuhalten, stellt viele Unternehmen nach wie vor vor eine Herausforderung.


Wir geben hier einen Überblick über die Vorgaben der DSGVO sowie der GoBD und zeigen Möglichkeiten, die es Unternehmen vereinfachen, sich an die vorgegebenen Vorschriften hinsichtlich der datenschutzkonformen E-Mail Kommunikation zu halten.


Vorgaben der DSGVO

Ziel der DSGVO ist eine Standardisierung und Vereinfachung von Prozessen in europäischen Unternehmen.

Ein wesentlicher Bestandteil der DSGVO ist der Schutz personenbezogener Daten – angefangen bei der Datenerhebung, über die Speicherung und den Zugriff bis hin zur Löschung. Die Vorgaben der DSGVO umfassen u.a. die E-Mail-Adressen und Inhalte der E-Mail-Kommunikation von Unternehmen.

Transparenz und Ordnung im Umgang mit personenbezogenen Daten in der E-Mail Kommunikation sind maßgebliche Voraussetzungen zur Erfüllung der DSGVO.

Diese umfassen im Detail:

  • Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht der betroffenen Peron
  • Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
  • Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Art. 21 DSGVO – Recht auf Widerspruch

Konkret zusammengefasst heißt das: Unternehmen haben erhöhte Dokumentationspflichten und jederzeit die Nachweispflicht über die Rechtmäßigkeit ihrer Datenverarbeitung gegenüber der Aufsichtsbehörden. Die Kosten für Verstöße gegen die DSGVO können sehr hoch sein.

Bei Verstößen gegen die Bestimmungen der DSGVO werden Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder von bis zu 4% des weltweit erzielten Vorjahresumsatzes des Unternehmens verhängt.

Art. 83 DSGVO

Doch nicht nur die DSGVO fordert einen transparenten Umgang mit Daten. Auch die GoBD tragen einen wesentlichen Teil zur Pflicht einer E-Mail-Archivierung bei. 

Vorgaben der GoBD

Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Daten, die steuerrechtlich relevant sind. So sind E-Mails und Geschäftsbriefe originalgetreu, vollständig, manipulationssicher und allzeit verfügbar aufzubewahren.

Der Geschäftsführer eines Unternehmens trägt die Verantwortung für eine ordnungsgemäße und rechtssichere E-Mail-Archivierung

Dabei gilt grundsätzlich,

  • dass alle E-Mails zu archivieren sind, die zum Abwickeln eines Geschäfts relevant sind (z.B. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Reklamationen).
  • dass nicht nur empfangene E-Mails, sondern auch gesendete archiviert werden müssen.

Backups sind keine Lösung
Backups können diese rechtliche Anforderung beispielsweise nicht erfüllen, da E-Mails unmittelbar nach dem Eingang – noch vor dem Backup – gelöscht werden können.


Wie kommt man der DSGVO und GoBD nach?


Der Einsatz einer leistungsfähigen E-Mail-Archivierungs-Software ist daher ein sinnvoller und empfehlenswerter Schritt in Richtung DSGVO-Konformität und die sicherste, schnellste und unkomplizierteste Lösung zur Einhaltung der GoBD.

Denn eine strukturierte und professionelle E-Mail-Archivierung reduziert den Verwaltungsaufwand und trägt zur Gesamtstrategie für rechtsmäßigen “Datenschutz im Unternehmen” bei.

Doch E Mail Archivierungssoftware ist nicht gleich E Mail Archivierungssoftware!

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